Cómo abordar la IA y la digitalización sin perder a la gente

La introducción de la inteligencia artificial y la profundización de la digitalización no son simples proyectos de TI; son procesos de transformación que tocan la cultura, la estrategia y, sobre todo, a las personas que forman la empresa. En una conversación con Anna Koch, responsable de la unidad digital de BOGESTRA AG, surgieron ideas aplicables a cualquier pyme que quiera dar sus primeros pasos con IA.

Koch no llega a la mesa como experta en sistemas, sino como gestora de cambios. Su carrera se ha construido acompañando a gente en transiciones difíciles, como reinserciones laborales por causas de salud. Esa mirada humana marca su forma de ver la digitalización: no como un fin en sí, sino como una intervención que debe respetar la realidad diaria de los trabajadores. Para quienes lideran cambios, entender la respuesta al miedo, la generación de motivación y los marcos de apoyo es tan importante como elegir una herramienta tecnológica.

El primer pilar es la actitud. Koch parte del principio de escuchar antes de imponer. En lugar de lanzar una solución de IA desde la alta dirección, se indagan las necesidades, expectativas y reservas del personal. La transformación se plantea de manera “baja barrera”: pequeños experimentos, no grandes lanzamientos paralelos. Este enfoque reduce la complejidad, genera resultados rápidos y convierte la resistencia en una señal útil, no en un obstáculo. En una pyme, donde la adopción depende del compromiso de cada empleado, este método es crítico.

En segundo lugar, la organización debe evitar el cuartel general de la digitalización. La unidad de digital en BOGESTRA no controla operativamente los proyectos; actúa como coordinadora. La responsabilidad de implementar IA recae en los equipos de negocio, donde ya existen el conocimiento de procesos y del dominio. La visibilidad de los proyectos sirve para detectar sinergias, no para ejercer control rígido. Las pymes pueden replicar este modelo distribuyendo la carga entre varios colaboradores en lugar de centralizarla en una sola persona.

El tercer componente es la estrategia. Las roadmaps extensas y estáticas pierden sentido cuando el entorno evoluciona rápidamente. Koch propone una hoja de ruta basada en un “leitbild”, una visión que guía sin dictar pasos concretos a largo plazo. La ejecución se divide en fases que se revisan y ajustan continuamente, permitiendo incorporar nuevas tecnologías o aprendizajes internos. Para una empresa pequeña, basta con un objetivo claro y una mentalidad de ajuste continuo.

La dimensión cultural se construye en la práctica. En BOGESTRA, la oficina de digitalización surgió como respuesta a retos existentes y ha ido moldeándose con el tiempo. Los roles no están fijos; los responsables de digitalización adaptan sus tareas según la necesidad del momento. Los equipos interdisciplinares, que combinan conocimientos de TI, procesos y del área de negocio, resultan más ágiles. Involucrar desde el inicio a los representantes de los usuarios aporta estabilidad y rapidez a la implementación.

Un elemento práctico que Koch destaca son los proyectos de exploración. En vez de partir de una herramienta tecnológica, se inicia con un problema concreto del flujo de trabajo. Diferentes áreas colaboran para entender el desafío y esbozar posibles soluciones. Sólo después se evalúa si una aplicación digital o de IA es adecuada, cuál sería su impacto en procesos y personal, y si resulta viable económicamente. Este método genera consenso, evita decisiones precipitadas y permite a las pymes probar ideas con recursos limitados.

Mirando al futuro, la digitalización se trata de un proceso continuo que se expande según la demanda real. La tecnología sigue siendo un medio, no el fin. La prioridad permanece en diseñar experiencias de trabajo que añadan valor al colaborador.

En la práctica, para una pyme que desea introducir IA, los pasos sugeridos son:

• Escucha activa: Realice entrevistas o encuestas internas para identificar problemas y expectativas.
• Define un objetivo claro: Formule una visión breve que guíe los esfuerzos sin detallar cada acción.
• Forma equipos cruzados: Combine personal de negocio, TI y procesos en grupos pequeños.
• Lanza un proyecto de exploración: Seleccione un dolor operativo, investigue soluciones y valide la opción tecnológica.
• Despliega de forma incremental: Implemente la solución en un piloto, mida resultados y escale si funciona.
• Mantén la coordinación: Asigne una unidad o persona que acompañe y comunique avances sin centralizar la ejecución.

Finalmente, la advertencia más importante es no confundir disponibilidad tecnológica con adopción real. Una herramienta de IA no generará valor si el personal no la entiende, confía en ella o carece de espacio para usarla. El éxito radica en equilibrar la innovación con la capacidad humana de adaptarse, aprender y cooperar.

Para los líderes de negocios latinoamericanos, la lección es clara: la IA se gana con actitud, organización descentralizada, visión flexible y pruebas controladas. Con esas bases, incluso con presupuestos modestos, una pyme puede sentar los cimientos de una transformación duradera.